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Visitantes y clases sueltas: el formulario, los pases de sesión y el mostrador
Quién es un visitante
El formulario de alta es para quien se apunta a un plan. El kiosco da de alta en el mostrador, en tu tablet, a quien llega sin cita. Un visitante está en medio: el amigo de un miembro que quiere mirar, un tío en las gradas, un cinturón negro de paso por una semana, un habitual que prefiere pagar cada vez. Cada visitante tiene un perfil en Visitantes, dentro de Miembros, desde el momento en que existe. Si le das la aplicación o no, lo decides tú, visitante por visitante.
Configurarlo
- Abre Marketing → Formulario de ingreso de visitantes.
- El formulario siempre pide nombre completo, correo y una fecha de nacimiento opcional. Usa Agregar campo para todo lo demás que quieras saber: a quién visita, si ha entrenado antes.
- Define la tarifa de clase suelta. Es el único precio de clase suelta de tu academia: se paga en el formulario cuando el visitante elige una clase, se muestra en el horario que ve un visitante con la aplicación y se cobra en el mostrador a quien no pagó antes. Déjala vacía si las visitas son gratis.
- En Documentos que firman los visitantes, marca los que un visitante debe firmar antes de la visita. Si no lo tocas, el formulario pide todos los documentos que ya exiges al inscribirse.
- Pulsa Publicar. Obtienes un enlace corto y un código QR para tener en el mostrador. Copiar copia el enlace; Ver visitantes abre la lista.
Una clase puede tener su propia regla. En el horario de cualquier clase, Solo miembros desactiva las clases sueltas para esa clase, y Precio de clase suelta para visitantes define un precio que manda sobre el de la academia solo para esa clase. Déjalo vacío para seguir el precio de la academia; 0 la hace gratis. Ambos se muestran en la tarjeta de la clase en tu horario.
Qué ve el visitante en el formulario
El formulario se abre en su teléfono con los colores de tu academia. Pide sus datos, tus preguntas, y muestra la tarifa desde el principio. En ¿A qué clase vienes? lista las clases con clase suelta de tu horario de las próximas dos semanas con el precio al lado de cada una. Al elegir una, Terminar se convierte en Terminar y pagar: el pase queda reservado, el lugar se aparta y paga en Stripe con la cuenta de tu academia antes de volver al formulario, que nombra la clase que pagó. Todavía no sé, solo de visita se salta el pago; puede pagar en el mostrador o en la aplicación después. Si no tienes Stripe conectado, el formulario muestra el precio y dice que se paga en el mostrador.
Cada documento que debe firmar se abre completo. Lo lee, pulsa Aceptar y firmar, y el documento queda firmado. Terminar envía todo y muestra Todo listo, o Tienes tu reserva cuando pagó una clase. Si es menor de 18, el formulario pide el nombre de un padre, madre o tutor, y esa persona firma en su lugar.
La pantalla de Visitantes
Visitantes (dentro de Miembros) lista a todos los que creó el formulario y a todos los que agregaste tú, con las mismas filas y la misma búsqueda que Miembros. Los visitantes nunca aparecen en la lista de Miembros, y nunca cuentan en tus números ni en el tope de miembros del plan gratuito.
- Agregar crea un visitante en el mostrador con un nombre y un correo. Sin prueba, sin grado. Es silencioso salvo que actives Darle la aplicación ahora.
- Abre un perfil para ver la tarjeta de Visitante. Invitar a la aplicación le envía por correo un enlace de configuración. Hacer miembro convierte ese mismo perfil en miembro y abre Asignar plan; su documento firmado, sus pases y su asistencia van con él. Un visitante menor de 18 se convierte en un niño dentro de una familia.
- El documento firmado se le envía al visitante como PDF y, si usas OneDrive, se archiva ahí como cualquier otro documento firmado.
La aplicación del visitante
Un visitante al que invitaste recibe una aplicación pequeña propia: Inicio, Clases, Documentos y Perfil. Sin chat, sin progreso, sin tienda.
- El horario muestra cada clase con el precio de clase suelta en el botón Reservar, y Solo miembros donde así lo definiste.
- Reservar una clase con precio aparta el lugar veinte minutos y abre el pago en la cuenta de Stripe de tu academia. Pagar confirma la reserva y envía la confirmación, con el recibo de Stripe por detrás. Si nadie paga, el lugar se libera y se le avisa al visitante de que no se guardó. Lleno es lleno: los visitantes no entran a listas de espera.
- Inicio lleva una tarjeta que pregunta si está pensando en hacerse miembro. Si tienes un formulario de alta publicado, la tarjeta lo abre. Si no, Registrar interés crea un prospecto marcado como Visitante en tu pantalla de Prospectos, con cuánto tiempo lleva viniendo y cuántos pases pagó.
- Una línea de mensaje en Inicio llega a tu bandeja de Solicitudes de reserva, así "¿dónde estaciono?" se responde sin abrir el chat.
El registro y el mostrador
Registrar la asistencia, en la aplicación o en el kiosco, exige un pase pagado para esa clase.
- En el kiosco, un visitante sin pase ve el precio y se le pide pagar en el mostrador.
- En tu lista, registrar a un visitante sin pase pregunta cómo pagó: Pagó en efectivo, Pagó con tarjeta en el mostrador o Pase gratis cuando la clase es gratuita. El pase queda anotado y se le registra la asistencia. Aquí no se cobra ninguna tarjeta; esto anota dinero ya cobrado.
- Un pase paga una clase. Nunca se convierte en un crédito.
Reembolsos
Un pase se reembolsa a mano, desde la fila del pago en el perfil del visitante, como cualquier otro pago. Se le avisa al visitante, y la clase pasa a leerse como no pagada. Cancelar una reserva no reembolsa por sí solo.
Dónde aparece el dinero
Cada pase de sesión, pagado en línea o en el mostrador, es una línea en los Pagos del visitante y en tus Finanzas, donde los pases de clase suelta tienen su propia línea para que el dinero de quien no es miembro nunca se confunda con ingresos de membresías.
Cuando un visitante se hace miembro
No hay nada que migrar. Hacer miembro en su perfil conserva todo lo que ya tiene, y el formulario de alta hace lo mismo cuando un visitante se apunta por ahí con el correo que tienes de él.