Pagar a los instructores y anotar ventas en efectivo en Xero

Dos cosas que las academias pagan y cobran fuera de las tarjetas, lo que le pagas a tus instructores y el efectivo que cobras en persona, también pueden llegar a Xero. Ambas son opcionales: solo se sincronizan cuando les asignas una cuenta, así que nada cambia hasta que estés listo.

Pagar a los instructores

Anota lo que le pagas a un entrenador y MatPilot lo registra en Xero como una factura de compra (un gasto ACCPAY aprobado) contra tu cuenta de sueldos. MatPilot no mueve el dinero; a tus instructores les pagas como ya lo haces. Esto solo mantiene tus libros al día.

1. Asigna una cuenta al pago de instructores. En Ajustes → Xero (contabilidad), baja hasta Cuenta de pago a instructores y elige la cuenta de gasto donde registras los sueldos, normalmente Sueldos o Salarios. Déjala sin definir para mantener la nómina fuera de Xero por completo. La Cuenta de ventas presenciales / en efectivo, justo debajo, funciona igual para el efectivo (ver más abajo).

2. Anota un pago. Abre a alguien del personal y, en su tarjeta de Compensación, toca Anotar un pago. Escribe el importe y una nota opcional.

Cada pago que anotas se lista en la tarjeta, así siempre tienes el historial a mano.

3. Aparece en Xero como una factura de compra. El pago se convierte en una factura de compra aprobada contra tu cuenta de sueldos, con el instructor como contacto y sin IVA (los sueldos no son una entrega sujeta). Cada apunte lleva una referencia MatPilot_ para que tu contador lo distinga de lo que anota a mano.

Dónde encontrarlos. El instructor se agrega a Xero como contacto (un proveedor), y cada pago aterriza en Negocio → Facturas por pagar. No aparecerán en Nómina → Empleados, porque MatPilot anota el pago a instructores como facturas de compra y no a través de la nómina de Xero, así que aquí no hay nada de PAYE que configurar. Si llevas una nómina formal para personal contratado, sigue haciéndola en la nómina de Xero y deja sin definir la Cuenta de pago a instructores para esas personas.

Efectivo y ventas presenciales

A veces entra dinero que MatPilot no procesa, como una camiseta comprada en efectivo o una clase suelta pagada en la puerta. Cuando anotas una de esas en MatPilot, puede registrarse en Xero como una venta pagada.

En Ajustes → Xero (contabilidad), pon la Cuenta de ventas presenciales / en efectivo en la cuenta donde el dinero acaba de verdad (por ejemplo Caja, o tu cuenta corriente si lo ingresas). A diferencia de los pagos de Stripe, esta no es una cuenta puente: es donde el efectivo está realmente. Déjala sin definir y las ventas en efectivo se quedan fuera de Xero.

Conviene saber

• Ambas funciones son opcionales. Sin cuenta de sueldos definida no hay nómina en Xero; sin cuenta de efectivo no hay ventas en efectivo en Xero.
• MatPilot nunca mueve este dinero; anotar un pago o una venta en efectivo mantiene tus libros exactos, nada más.
• Los impuestos de nómina (PAYE/PRSI) y cómo clasificas a tu personal son decisiones para tu contador. MatPilot registra el importe bruto que escribes.