Pague instrutores e registre vendas em dinheiro no Xero

Duas coisas que a academia paga e recebe fora dos pagamentos no cartão, o que você paga aos seus instrutores e o dinheiro que você recebe na mão, agora também podem fluir para o Xero. As duas são opcionais: só sincronizam depois que você aponta cada uma para uma conta, então nada muda até você estar pronto.

Pagando instrutores

Registre o que você paga a um professor e o MatPilot lança isso no Xero como uma conta a pagar (uma despesa ACCPAY aprovada) na sua conta de salários. O MatPilot não movimenta o dinheiro; você paga seus instrutores do jeito que já paga. Isso só mantém sua contabilidade em dia.

1. Aponte o pagamento de instrutores para uma conta. Em Ajustes → Xero (contabilidade), role até Conta de pagamento de instrutores e escolha a conta de despesa onde você lança salários, normalmente Wages ou Salaries. Deixe em branco para manter a folha de pagamento totalmente fora do Xero. A Conta de vendas presenciais / em dinheiro logo abaixo funciona do mesmo jeito para o dinheiro (veja adiante).

2. Registre um pagamento. Abra um membro da equipe e, no cartão Remuneração dele, toque em Registrar um pagamento. Informe o valor e uma observação opcional.

Cada pagamento que você registra fica listado no cartão, então você sempre tem o histórico à mão.

3. Ele aparece no Xero como uma conta a pagar. O pagamento vira uma conta a pagar aprovada na sua conta de salários, com o instrutor como contato e sem IVA (salários não são uma operação tributável). Todo lançamento leva uma referência MatPilot_ para o seu contador diferenciar do que ele mesmo lança à mão.

Onde encontrar. O instrutor é adicionado ao Xero como um contato (um fornecedor), e cada pagamento cai em Business → Bills to pay. Eles não aparecem em Payroll → Employees, porque o MatPilot registra o pagamento de instrutores como contas a pagar, não pelo Xero Payroll, então não há nada de PAYE para configurar aqui. Se você roda folha formal para funcionários contratados, continue fazendo isso no Xero Payroll e deixe a Conta de pagamento de instrutores em branco para essas pessoas.

Vendas em dinheiro e presenciais

Às vezes entra dinheiro que o MatPilot não processa, como uma camiseta comprada em dinheiro ou uma aula avulsa paga na porta. Quando você registra uma dessas no MatPilot, ela pode ser lançada no Xero como uma venda paga.

Em Ajustes → Xero (contabilidade), defina a Conta de vendas presenciais / em dinheiro como a conta onde o dinheiro realmente entra (por exemplo Cash on hand, ou sua conta corrente se você deposita). Diferente dos pagamentos da Stripe, essa não é uma conta transitória; é onde o dinheiro fica de verdade. Deixe em branco e as vendas em dinheiro ficam fora do Xero.

Bom saber

• Os dois recursos são opcionais. Sem conta de salários definida, não há folha de pagamento no Xero; sem conta de dinheiro definida, não há vendas em dinheiro no Xero.
• O MatPilot nunca movimenta esse dinheiro; registrar um pagamento ou uma venda em dinheiro mantém sua contabilidade correta, nada além disso.
• Encargos trabalhistas (PAYE/PRSI) e como você classifica a equipe são decisões do seu contador. O MatPilot lança o valor bruto que você informa.