Todo pagamento aparece no Xero

Depois que sua academia estiver conectada ao Xero, todo tipo de dinheiro que você recebe pelo MatPilot é lançado na sua contabilidade automaticamente, não só as mensalidades. Você nunca mais redigita um pagamento no Xero, e nada fica de fora da sua contabilidade sem você perceber.

O que sincroniza, e como aparece

Cada pagamento vira uma fatura de venda aprovada no Xero, marcada como paga na sua conta transitória da Stripe, com a alíquota de IVA que você mapeou. Todo lançamento leva uma referência MatPilot_, para o seu contador diferenciar os nossos lançamentos do que ele mesmo lança à mão.

Pelo que o aluno paga	Como aparece no Xero
Mensalidade (assinatura), primeiro pagamento e cada renovação	Fatura de venda, na sua conta de receita padrão
Pacotes de aulas / aulas avulsas	Fatura de venda
Seminários (no app ou pelo link compartilhável)	Fatura de venda
Programas / cursos, à vista ou parcelados	Uma fatura de venda por pagamento
Aulas particulares 1 a 1	Fatura de venda
Extras da graduação (taxa de faixa, refeição)	Fatura de venda
Conteúdo / Academy+: compras e assinaturas de vídeos	Fatura de venda
Pedidos da loja / produtos	Uma fatura com uma linha por item, mais o envio
Taxas de atraso e de falta	Fatura de venda
Vendas em dinheiro / presenciais (opcional)	Fatura de venda na sua conta de caixa

Quem compra por um link público e ainda não é aluno (um seminário ou programa comprado por um link compartilhado) é adicionado ao Xero como um contato, com o nome e o e-mail usados no pagamento, então a venda é lançada corretamente mesmo assim.

Qual conta de receita cada venda usa

Toda venda é lançada na sua conta de receita padrão, a menos que você escolha outra. Planos, pacotes de aulas, seminários, cursos, tipos de sessão, dias de graduação, vídeos pagos, Academy+ e produtos da loja podem ter cada um a sua própria Conta de receita no Xero, definida no editor do item; aulas avulsas e passes avulsos têm uma na tela do Xero, e as vendas da loja também podem ser separadas por categoria. Cobranças avulsas, pagamentos em dinheiro ou por transferência que você registra à mão no perfil de um aluno, e as taxas de atraso e de falta sempre usam a padrão. Veja Configure o mapeamento do Xero.

Reembolsos e dinheiro que sai

• Reembolsos, feitos dentro do MatPilot ou direto pelo painel da Stripe, geram uma nota de crédito no Xero contra a fatura original, na conta de receita que a venda usou, para o seu IVA ser abatido corretamente. Ela fica vinculada ao reembolso, então nunca duplica.
• Pagar instrutores lança uma conta a pagar aprovada na sua conta de salários (veja o guia de pagamento de instrutores). É opcional: só acontece depois que você mapeia uma conta de salários.

Duas coisas para saber

• Nunca segura um pagamento. O lançamento no Xero acontece em segundo plano, sem você notar. Se o Xero ficar fora do ar por um instante, o pagamento do aluno passa mesmo assim, e o MatPilot tenta sincronizar de novo sozinho, então uma falha momentânea nunca custa uma venda.
• O IVA segue o seu mapeamento. Cada fatura é lançada com o IVA incluso e o valor exato do imposto, então sua declaração de IVA fica certa até o centavo. Qual alíquota se aplica a qual produto é uma decisão de classificação: confirme com seu contador.

O que não é enviado ao Xero: o repasse da Stripe para o seu banco (isso só move dinheiro que você já lançou) e a sua própria assinatura do MatPilot (somos nós cobrando você, não receita da sua academia).