Central de Ajuda › Switching to MatPilot
Migrando alunos cobrados em outro lugar
A ordem que evita cobrança dupla
Escolha um dia de virada, de preferência o começo de um mês. Deixe o último ciclo rodar no sistema antigo e cancele lá. Os alunos começam no MatPilot a partir dessa data. Um ciclo em cada, sem sobreposição.
O erro a evitar é começar as pessoas no MatPilot com os débitos antigos ainda ativos. Cancele as assinaturas antigas conforme os alunos trocam, ou no dia da virada, e confira que o sistema antigo está vazio antes de encerrar a conta.
Prepare o MatPilot primeiro
Tenha seus planos e sua grade prontos, e seu termo enviado, antes de convidar alguém. A primeira coisa que o aluno faz é escolher um plano, e ele precisa ser o certo, no preço certo.
Coloque todo mundo como aluno
Mesmo com a cobrança começando do zero, você quer todos no sistema. Cole sua lista de nomes e e-mails: veja Importando alunos em massa por CSV. Cada um recebe um convite com um código para criar a conta.
Depois avise, uma vez, em português claro
Envie um comunicado: o que muda, o que precisam fazer, até quando, e que o preço não muda (se não mudar). Veja Enviando um comunicado.
O que eles fazem: abrir o app, escolher o plano, informar o pagamento uma vez. É todo o pedido.
Ofereça débito em conta, não só cartão
Já que todo mundo vai informar os dados de qualquer jeito, este é o melhor momento de toda a migração para levar sua academia para o débito em conta. Ele custa uma fração do cartão, em todo pagamento, para sempre. Você nunca mais vai ter tanta gente informando pagamento na mesma semana.
Veja Ativando o débito em conta, Débito SEPA vs cartão e Reduza suas taxas com débito em conta.
Cobre os retardatários sem cobrar
Você não pega todo mundo na primeira leva. Duas coisas ajudam:
- A tela de alunos mostra quem ainda não começou um plano, então a lista de quem lembrar já está pronta
- A recepção resolve na hora em menos de um minuto: abre o aluno, escolhe o plano, entrega o tablet. Veja Adicionando um aluno e Matrícula na hora pelo quiosque
Espere uns três quartos nos primeiros dias e o resto na próxima aula. Isso é normal, e é por isso que a virada é uma semana, não um dia.
Encerrando a conta antiga
Antes de cancelar o software antigo, exporte tudo que possa querer depois: lista de alunos, histórico de pagamentos, frequência, documentos assinados. Depois de encerrada a conta você não recupera, e parte disso (o histórico de pagamentos, principalmente) vale guardar para seu contador independente do sistema que usar.